নোটারি বা সত্যায়িত কীভাবে করবেন বা করতে হবে এই ব্যাপারে প্রতিটা ইউনিভার্সিটি বা Uni Assist এর ওয়েবসাইটে বিস্তারিত বলা থাকে। এরপরও অনেকেই প্রশ্ন করেন কোন জায়গা থেকে কীভাবে সত্যায়িত করবেন আপনার সার্টিফিকেট বা ডকুমেন্টগুলো। সেই প্রশ্নগুলোর আলোকে আমরা আজ উত্তর করার চেষ্টা করব।

মনে রাখবেন, একই জিনিস বিভিন্নভাবে সত্যায়িত করা যায়। কিন্তু একটি সনদপত্র এমব্যাসি কে দিয়ে সত্যায়িত করার পর ঐ সনদপত্রকে আবার নোটারি পাবলিক দিয়ে সত্যায়িত করার কোন মানে নাই। (অনেকেই না বুঝে এই প্রশ্নটা করেন, তাই বলতে হল!)

একটা কথা এখানে বলে রাখা ভাল, জার্মানিতে পড়তে চাইলে সাধারণত শুধুমাত্র জার্মান এমব্যাসি কিংবা নোটারি পাব্লিক থেকে সত্যায়িত করলেই চলে। এডুকেশন বোর্ড, মিনিষ্ট্রি অব ফরেইন এফেয়ার্স ইত্যাদি দেয়া হল শুধুমাত্র তাঁদের জন্য যাঁদের এগুলো করার প্রয়োজন রয়েছে।

যেকোন তথ্য ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট ওয়েবসাইট থেকে যাচাই করে নেয়ার উপদেশ রইল।

এছাড়া পড়তে পারেনঃ

• Notarization Statement Sample (Notary Public)

• কি কি নোটারি করতে হয় আর কি কি কেবলমাত্র ফটোকপি দিলেই চলে…the need of notary

কী লেখা থাকে বিশ্ববিদ্যালয়ের ওয়েবসাইটে নোটারি বা সত্যায়নের ব্যাপারে?

একটা কথা মনে রাখবেন, কখনো অরিজিন্যাল ডকুমেন্ট কোথাও পাঠাবেন না। এটা কোথাও চায় না।বেশীরভাগ ক্ষেত্রেই ফটোকপি করে সত্যায়িত করতে হয় সেই ফটোকপিকে। সাধারণত নিচের যেকোন একটি উপায়ে সত্যায়িত করার কথা ওয়েবসাইটে লেখা থাকে। তাই প্রশ্ন করার আগে চিন্তা করে দেখুন নিচের লিস্টের কোনটি বিশ্ববিদ্যালয়ের ওয়েবসাইটে আছে। কারণ সেটাই হল আসল তথ্য। বাকিদের কথায় কান দেবেন না। লিস্টঃ

1. German Embassy
2. German Consulate
3. Notary Public
4. The institution that issued your original certificate (the stamp on the certificate and on the authentication must be identical!), for example: university registrar etc.
5. Certificates not issued in German or English must be translated into German or English. Translations must be formally certified and submitted in the original.
6. Municipal authorities (Ortsgericht) or the resident registration office (Einwohnermeldeamt).
7. Notary from Germany or an EU country
8. Public authorities and institutions in Germany
9. Authorities from an EU country

সাধারণত এইগুলোই লেখা থাকে বিশ্ববিদ্যালয়ের ওয়েবসাইটে। তবে এতকিছু থাকলেও আপনাকে মনে রাখতে হবে শুধু কয়েকটি ব্যাপার। আসুনে দেখে নেই, কী সেগুলো।

উপরের লিস্টের তথ্যসূত্রঃ hwr-berlin, goethe-university-frankfurt, uni-assist, TU Chemnitz, TU Munich, FH Frankfurt, RWTH Aachen

১, জার্মান এমব্যাসি

জার্মান এমব্যাসি থেকে সত্যায়িত করা বেশ সহজ কাজ। এই রিপোর্ট লেখা পর্যন্ত এই সার্ভিস সম্পূর্ণ বিনামূল্যে দেয়া হয় জার্মানিতে পড়তে আসা শিক্ষার্থীদের জন্য। জার্মান এমব্যাসিকে ধন্যবাদ। তা না হলে বিশাল  পরিমাণ টাকা খরচ হয়ে যেত।  🙂

রবি থেকে বৃহস্পতিবারের মাঝে সকাল ৯টা থেকে ১১টা এর মাঝে এমব্যাসি মেইন গেইটে কাগজপত্র জমা নেয়া হয়।

সর্বোচ্চ ৫(পাঁচ) কপি সত্যায়িত করা হয়।

এমব্যাসিতে সত্যায়িত করার জন্য কয়েকটি ব্যাপার খেয়াল রাখতে হবে।

• যেসকল সনদপত্র সত্যায়িত করাবেন সেগুলো নিয়ে একটি করে “সেট” তৈরি করে নিবেন। যেমনঃ ব্যাচেলর্স সার্টিফিকেট, ট্র্যান্সক্রিপ্ট, এইচএসসি সার্টিফিকেট, এসএসসি সার্টিফিকেট ইত্যাদি নিয়ে একটি সেট। এভাবে ৫ (পাঁচ) টি “সেট” তৈরি করতে হবে। কারণ সত্যায়িত করার জন্য একটা “সিল” দেয়া হবে।
• এমব্যাসিতে অরিজিনাল এবং ফটোকপি করা সার্টিফিকেট নিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে আরো দুটি ডকুমেন্ট নিয়ে যেতে হয়। তা হলঃ
  .
  ১, আপনার যে এই সকল সার্টিফিকেট সত্যায়িত করতে হবে, তা ঐ বিশ্ববিদ্যালয়ের যে ওয়েবপেইজে লেখা আছে, তার একটি প্রিন্ট আউট।
  
  ২, এমব্যাসি ওয়েবসাইটে দেয়া আছে আরেকটি ডকুমেন্ট যেখানে আপনার না্ম, পাসপোর্ট নং, টেলিফোন নং, কবে সার্টিফিকেট জমা দিলেন সেই তারিখ, কয় কপি জমা দিলেন সেই সংখ্যা দিতে হবে। সেই সাথে ইউনিভার্সিটির নাম, শহর, কোর্সের নাম এবং ওয়েবসাইটে লিংকও দিতে হবে।
  
  ৩, এই জিনিসগুলো আপনারা পাবেন এখানে ক্লিক করে। স্ক্রল করে নিচে দেখুন।

এমব্যাসিতে এটেস্টেট (attested) বা সত্যায়িত করতে সাধারণত ৫ (পাঁচ) থেকে ১০ (দশ) দিন সময় লাগে। এখানে মোটামুটি একটি আইডিয়া দেয়ার চেষ্টা করা হল সত্যায়ন করার নিয়মাবলী। তবে যেকোন কিছু করার আগে অবশ্যই এমব্যাসি ওয়েবসাইট (লিংক) থেকে সর্বশেষ তথ্য দেখে নিবেন। তাগিধ এবং প্রয়োজন কিন্তু আপনার!  🙂

আরো পড়তে পারেনঃ কিভাবে বাংলাদেশে অবস্থিত জার্মান দূতাবাস থেকে আপনার সার্টিফিকেট ও মার্কশীট সত্যায়িত করবেন:

২, নোটারি পাব্লিক

নোটারিস অর্ডিনেন্স এবং নোটারিস রুলস, ১৯৬৪ দ্বারা বাংলাদেশে নোটারি পেশা নিয়ন্ত্রিত হয় ।

সাধারণত কোন ব্যক্তি যিনি কমপক্ষে সাত বছর আইনজীবী হিসেবে কর্মরত আছেন অথবা বিচার বিভাগের সদস্য হিসেবে কমপক্ষে পাঁচ বছর কর্মরত ছিলেন অথবা সরকারের লেজিসলেটিভ ড্রাফটিং এবং সরকারের আইন প্রনয়ণ কাজে নিয়োজিত  ব্যক্তি নোটারি হিসেবে নিয়োগ পাবার যোগ্য ।     সূত্রঃ http://www.infokosh.gov.bd/

যেভাবে করা যায়

নোটারি করতে চাইলে একজন আইনজীবী লাগবে যিনি নোটারি করানোর যোগ্যতা রাখেন। এরপর তিনি প্রথমে আপনার মূল বা আসল সনদপত্র যাচাই করে দেখবেন। মূল সনদপত্র বলতে আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতার সনদ, ট্রান্সক্রিপ্ট, জন্ম সনদ, চারিত্রিক সনদ ইত্যাদি বোঝায়।

নোটারি বিধিমালা (৬০ক) অনুযায়ী, একজন নোটারিয়ান বা যিনি নোটারি করে দেন তাঁর নির্দিষ্ট কার্যালয় থাকতে হবে। আর নোটারি করার সাইনবোর্ড কার্যালয় ছাড়া অন্য কোথাও ঝোলানো যাবে না।

নোটারি করতে যে খরচ

নোটারি পাব্লিক থেকে সত্যায়িত করতে গেলে সবচেয়ে যে প্রশ্ন করা হয় তা হল কত টাকা খরচ হবে? টাকা কি বেশি নিয়ে নিচ্ছে? এর চেয়ে কম বা বেশি কি সম্ভব? এই সকল প্রশ্নের উত্তর দেয়া কঠিন না। কিন্তু ভুল মানুষের কাছে করলে সে আপনাকে সঠিক তথ্য দিবে এই আশা করাটাও বোকামি। বুঝলেন তো? বুদ্ধিমানের জন্য কিন্তু ইশারা-ই যথেষ্ট।

সরকার নির্ধারিত ফি সত্যায়নের কাজে ১০ টাকা, আর যেকোনো স্ট্যাম্পে হলফনামা, চুক্তিপত্রের ক্ষেত্রে ২০-২৫ টাকা খরচ হয়। অথচ অনেক দালাল এবং নোটারি পাবলিক প্রার্থীদের কাছ থেকে ১০০ থেকে ১০০০ টাকা পর্যন্ত আদায় করে থাকেন যা শাস্তিযোগ্য অপরাধ।

নোটারি করতে গেলে নিচের জিনিসগুলো সাধারণত দেয়া থাকতে হবে। সঙ্গতকারণে বাংলা না দিয়ে ইংরেজিতে দেয়া হলঃ

• The notarized copy must contain a statement of notarization indicating that the copy corresponds to the original (notarization endorsement; e.g.: ‘This is to certify that the copy of the document in question corresponds to the original…’) (see 1). (authentication note, in german it says: Beglaubigungsvermerk)
• The notarization can only be accepted when this statement contains the signature of the notary (see 2) and
• the official stamp, which usually includes an emblem (see 3).

মনে রাখবেন, শুধু রাবার স্ট্যাম্প দিয়ে নোটারি হবে না। অফিশিয়াল সিল সাধারণত রাউন্ড বা গোলাকার হয় এবং  emblem থাকে। এরকম সিল ছাড়া নোটারি করলে সেটা গ্রহণযোগ্য হবে না।  সূত্রঃ  TU Munich

সাবধানতা

“রাজধানীতে নোটারি পাবলিকের নামে চলছে অবৈধ বাণিজ্য। আদালতপাড়াসহ পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় ঘিরে গড়ে উঠেছে এ অবৈধ নোটারী বাণিজ্যের বিশাল বাজার।
.
অনুসন্ধানে জানা গেছে, রাজধানীতে নোটারির নামে গড়ে ওঠেছে একাধিক প্রতারক চক্র। এদের খপ্পরে পড়ে প্রতিদিন প্রতারিত হচ্ছে অসংখ্য মানুষ। প্রকাশ্যে চলছে তাদের প্রতারণা বাণিজ্য। পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের নকল সিল, দলিল সবই রয়েছে ওই চক্রের কাছে ।
.
সুত্র জানায়, প্রতিটি নোটারীর জন্য দালালরা নির্দিষ্ট হারে কমিশন পান। কাজ বেধে এ কমিশন ১০ থেকে ৫০ ভাগ পর্যন্ত ওঠানামা করে। জাল দলিলের মাধ্যমে আমমোক্তারনামা, পাওয়ার অব অ্যাটার্নি, পার্টনারশিপ ডিড, দানপত্রের ভুয়া নোটারি সম্পাদন করে প্রতারক চক্র দেশে অবৈধ মালিকানা ও মামলার সংখ্যা বৃদ্ধি করে চলেছে। নোটরি পাবলিক করানো হয় এক টুকরো ল্যামিনেটেড কাগজ ঝুলিয়ে দেশজুড়ে চলছে নোটরি পাবলিকের নামে অবৈধ বাণিজ্য।
.
সচিবালয়, হাইকোর্ট ও পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের ফুটপাত, মতিঝিল, প্রেসক্লাব, নীলক্ষেত, জজকোর্ট, সদরঘাট, গুলিস্তান, ফার্মগেট, মহাখালী, যাত্রাবাড়ীসহ রাজধানীর বিভিন্ন রাস্তার মোড়, টাইপশেড, পানের দোকান, মাছের দোকানেও দেখা যায় এসব ল্যামিনেটেড পেপার বোর্ড। প্রতিদিন সহক্ষাধিক ফাইল নোটারির জন্য পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ে আসে অনেক লোক। এর মধ্যে শিক্ষাসনদ, পাসপোর্ট, মার্কসিট, জন্মসনদ, চাকরিসনদ, চারিত্রিক সনদ, সত্যায়িতকরণসহ নাম সংশোধন, হলফনামা, তালাকনামা, কাবিননামা, ক্রয়-বিক্রয় চুক্তি, ব্যবসায়িক চুক্তির নোটারি সত্যায়িত করতে হয়। জনবল-স্বল্পতার কারণে নোটারি নিয়ে পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের এ শাখাটিকে রীতিমতো হিমশিম খেতে হচ্ছে।” (সূত্রঃ janatarnews24.com/)

তাই নোটারি করাটা যদিও জার্মান এমব্যাসির তুলনায় অনেক সহজ, তবে সচেতন না থাকলে দালালের খপ্পরে পড়ে সময় এবং টাকা নষ্ট হতে পারে। দেখে, শুনে এবং বুঝে পা বাড়ান। এজেন্সি/দালাল থেকে নিজেকে দূরে রাখুন, নিরাপদ থাকুন।

৩, জার্মান কনস্যুলেট

জার্মান এমব্যাসির মত জার্মান কনস্যুলেটকে দিয়েও সত্যায়িত করা যায়। এটা করতেও খুব বেশি খরচ হয় না। সাধারণত বিনামূল্যেই সত্যায়নের কাজ করিয়ে নিতে পারেন। মির্জা সাকের ইস্পাহানী হলেন চট্টগ্রামে জার্মান এমব্যাসির অনারারী কনস্যুলেট। তাঁর ব্যাপারে বিস্তারিত নিচে দেয়া হল। ফোন করা হলে সাধারণত তাঁর এসিস্টেন্ট ধরবেন এবং তিনিই সবকিছু বুঝিয়ে দিবেন, কী করতে হবে। মির্জা সাকের ইস্পাহানী সাহেবের বিস্তারিত নিচে দেয়া হল। তবে কোন কিছু করার আগে অবশ্যই জার্মান এমব্যাসি ওয়েবসাইটে সাম্প্রতিকতম তথ্য দেখে নিবেন।

জার্মান এমব্যাসি কিংবা নোটারি পাব্লিক এর কথা প্রায় সব জার্মান বিশ্ববিদ্যালয়ের ওয়েবসাইটে লেখা থাকলেও জার্মান কনস্যুলেটের কথা সবসময় থাকে না। তাই এটা খুব সতর্কের সাথে লক্ষ্য রাখতে হবে।

এডুকেশন বোর্ড, এডুকেশন মিনিষ্ট্রি এবং ফরেইন মিনিষ্ট্রি থেকে সত্যায়নের ব্যাপারে আলোচনা

এডুকেশন বোর্ড থেকে সত্যায়িত

অনলাইন ঢাকাঃ “বোর্ড বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান থেকে পরীক্ষা সনদপত্র বা নম্বরপত্রগুলো ইংরেজিতে প্রদান করা হয়। তবে যেসব কাগজপত্র ইংরেজিতে করা নেই সে সব অনুবাদ করিয়ে নিতে হয়। বোর্ডের একটি নির্দিষ্ট ফরম পূরনের মাধ্যমে নির্দিষ্ট পরিমান ফি বাংক ড্রাফটের মাধ্যমে জমা দিয়ে শিক্ষা বোর্ড থেকে সনদপত্র ও নাম্বারপত্রের অনুবাদ কপি তোলা যায়। তবে পূর্বের মূলকপি বোর্ড কর্তৃপক্ষকে জমা দিতে হবে।তবে একটু সময় বেশি লাগে বলে আপনি ইচ্ছে করলে নোটারি পাবলিক থেকেও অনুবাদ করাতে পারেন। এক্ষেত্রে পূর্বের মূলকপি এবং অনুবাদকৃত কপি একসাথে রাখতে হয়। সত্যায়িত করার জন্যও একই পদ্ধতিতে আগাতে হয়।” একটা কথা মনে রাখতে হবে, আপনি যে বোর্ড থেকে পাশ করেছেন সে বোর্ড থেকেই সত্যায়িত করতে হবে। চট্টগ্রাম বোর্ড থেকে পাশ করে আপনি ঢাকা বোর্ড থেকে সত্যায়নের জন্য আবেদন করতে পারবেন না। নিচে উদাহরণ হিসেবে ঢাকা বোর্ড দেয়া হল। তাদের ওয়েবসাইটের লিংকঃ http://dhakaeducationboard.gov.bd/

অন-লাইনে Sonali Seba এর মাধ্যমে ফি জমা করার নিয়মাবলিঃ

ঢাকা শিক্ষা বোর্ডের ওয়েবসাইটে (http://dhakaeducationboard.gov.bd/) প্রবেশ করে Home Page থেকে Sonali Seba মেনুতে Click করলে সোনালী সেবার মাধ্যমে ফি প্রেরণের তথ্য ফরমটি পাওয়া যাবে। ফরমটির তথ্যাদি পূরণ করে Save বাটনে ক্লিক করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফি প্রেরণের আবেদন ফরম পাওয়া যাবে। ফরমটি প্রিন্ট করে নিয়ে সোনালী ব্যাংকের যে কোন শাখায় ফি জমা দিয়ে জমা প্রদানকারীর অংশ ও বোর্ডের অংশ সংগ্রহ করতে হবে। পরবর্তীতে ফি জমাদানের প্রমাণক (বোর্ডের অংশ) অন্যান্য কাগজপত্রের সংগে বোর্ডের সংশ্লিষ্ট শাখায় জমা প্রদান করতে হবে। নগদ টাকা, পোস্টাল অর্ডার, ট্রেজারি চালান গ্রহণ করা হবে না।

শিক্ষা মন্ত্রণালয় ও পররাষ্ট্র মন্ত্রণালয় থেকে সত্যায়িত

এই ব্যাপারে আমাদের গ্রুপে পোস্ট করা কয়েকটি অভিজ্ঞতা সরাসরি তুলে দেয়া হল।

১. নিজ নিজ ইউনির্ভারসিটি থেকে সার্টিফিকেট এবং ট্রান্সক্রিপ্ট এর কপি ভেরিফাই করা। উল্লেখ্য যে, প্রাইভেট এবং সরকারী এর নিয়ম ভিন্ন। জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয় এর ক্ষেত্রে এটা জানা জরুরী যে কোন কোন সিগ্নেটরির নাম এবং সিগ্নেচার Ministry of Education (MoEd) এ এনলিস্টেড। শুধুমাত্র এনলিস্টেড সিগ্নেটরি দিয়েই ভেরিফাই করাবেন, অন্যথায় MoEd এ ঝামেলা করে।

বিশেষ দ্রষ্টব্যঃ যদি আপনার সার্টিফিকেট সত্যায়িত করতে হয় ফরেইন মিনিষ্ট্রি থেকে তবে খেয়াল রাখুনঃ

প্রথমে, ডকুমেন্টগুলো এডুকেশন বোর্ড থেকে সত্যায়িত করতে হবে। আপনি ঢাকাতে থাকলেও যদি চট্টগ্রাম বোর্ড থেকে পাশ করেন, তাহলে আপনাকে চট্টগ্রাম বোর্ডে যেতে হবে। এডুকেশন বোর্ড সত্যায়িত করলেই তা এডুকেশন মিনিষ্ট্রি সত্যায়িত করবে। আর শুধুমাত্র এডুকেশন মিনিষ্ট্রি সত্যায়িত করলেই তা ফরেইন মিনিষ্ট্রি সত্যায়িত করবে।

নিচে তথ্যগুলো সরাসরি ফরেইন মিনিষ্ট্রির ওয়েবসাইট থেকে দিয়ে দেয়া হল। লিংক এখানে।